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展商辅导

这样制作时间推移图才能让参展计划有效落地!


一个企业参加展览会注定要进行多方面筹备,大多数企业都能够指派专人进行整个参展过程的调度和指挥,很多企业都会制订参展计划进行统一的人员分配、展品规划、展台制作、参展预算、后勤保障等各项工作,但在实际执行中,许多企业总会碰到各项工作步调不一致的现象,涉及到不同部门和个人,如何统一部署和组织协调变得十分重要,很多企业会用word编制任务列表,也有很多人用excel将所有需要执行的任务罗列出来,各种形式的任务表的目标只有一个,让所有工作变得有条不紊,但实际执行中,由于表格编制的不规范和不全面,导致备展的过程根本不在掌控范围。
今天亿眼观展要推荐给大家的是时间推移图,它有个学名叫甘特图,这是一个将所有备展任务合理分配到部门与个人,并根据时间进度进行有效跟踪的表格。我本人在多次活动和展会的执行中都采用这个表格,并在实施中进行不断改进和精简,大家可以直接参考使用。

一、项目的时间推移图的几个要素。

1. 清晰的事项表述。

通常,我们根据需要做的事项进行分门别类,将所有需要准备的事项罗列出来后归入各个类别,并对每件事情进行任务简要描述,比如:展位预订是一个类别,而展位预订中可以有展会计划制定和确认面积、展位选择并确认位置、展位预订付款、展位预订合同等。

2. 责任到人。

由于展会筹备涉及到不同部门的协作,因各项任务需要不同的个人和部门进行分头行事,因此,每个任务细项都需要指派个人和部门进行负责,而由该项任务可能涉及的个人和部门进行协助。

3. 以天为单位。

在展会筹备细项工作全部分配下去后,需要展会项目负责人进行动态监控各项任务落实的阶段和效果,因此,在时间推移图中的时间单位不能过于粗糙,很多人为了方便而采用了以周为单位,或者直接用文字在一个单元格中写出时间起始日期,这样的表格很难直观看到每项任务的起始时间,容易在几十项同时执行的任务中直接被忽视掉了。

4. 色块标记执行起始点。

当一项任务确定了执行起始日期,为了区分每项任务或每项任务的执行不同阶段,我们会用各种色块进行标注对不同任务和状态进行区分,比如对于每项任务,我们会用不同颜色标记,这里需要注意一下,用颜色标记不是单纯为了好看,而是为了区分,选择三四种颜色进行错行标记即可。而对于执行的不同阶段,我们可以用4种颜色分别标记发起、启动、执行、结束等4个状态。

5. 设计警戒线和节假日。

为了保障展会筹备的顺利进行,我们通?;嵩谡够崆?周左右设置警戒线,用红颜色标注起来,除了进场相关任务,其他事项需要全部在警戒线之前完成。

同时,表格中还需要对所有节假日进行准确标记,以免在某些任务时间安排上将周末和节假日计算上后导致实际执行时间不够。

二、时间推移图的制作原则为:前紧后松。

不知道大家是否经常遇到这种情况,许多工作和活动刚布置下去时大家都是不紧不慢的,当临近工作交付时,各部门和个人才开始热火朝天的忙碌起来,但事与愿违,各部门的协作步调经常被打乱,许多事情重叠执行导致大家不停应对突发状况,这时候大家就有一个错觉:开展前大家都是要通宵达旦的,所以我在展会前让大家加班和熬夜是正常的。

实际上非也,在我历次组织参展时,开展前2天大家就已经把绝大多数细项工作完成了,除了复查缺漏项,整体工作节奏是平和的。这是因为,我会将所有任务事项尽可能的往前压缩,并设置了时间警戒线进行强制任务完成,因此,在开展前,大家有足够的时间进行任务效果核查并及时的补缺补漏,而不是临上轿扎耳眼,手忙脚乱的。

三、时间推移图的执行原则:每天动态监控。

1. 每天盘查。对于展会项目负责人来说,每天务必对所有的备展事项进行盘查,对执行过程中没有能跟上时间进度的工作细项进行督促。

2. 任务上墙。为了直观掌握展会筹备状态,我在每次开展前都会用KT板制作一张大的时间推移图并张贴在部门的显眼位置,同时,用一些彩色的小图钉进行重点任务标注,这样一来,我对于所有工作的执行状态就真的是一目了然了。


今天介绍的时间推移图不仅能够有效指导展会筹备的全过程,并且,由于时间推移图的制定不仅是一个十分严谨的时间管理工具,更是一种思维逻辑,因此,对于大家的帮助既能体现在展会计划的跟踪上,还体现在对许多工作与生活的时间安排和管理上,感谢阅读,希望给大家带来帮助!


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亿眼观展作为会展行业品牌平台,在洞悉行业的前提下,针对国内中小企业在参展过程中的痛点和难点进行逐一剖析,组织具备丰富参展经验的市场营销专家、会展主办项目负责人、展台设计搭建公司负责人,在2021年7月推出《参展商展前培训核心课程》,正式向全国参展商提供专业化的服务与指导。

亿眼观展的参展商企业内训课程目的是为众多缺乏参展经验的企业、或是屡次参展效果不理想的企业提供直接的落地操作指导,课程的编撰者不仅来自参展企业,还来自会展行业,曾经是主办单位和会展服务企业的游戏制定者,熟悉参展过程中的各种看不见的规则设置,在我们的指导下,参展商不仅能够有效规避各种备展过程中的风险,还能够有效协调各种资源从容不迫的达成各项参展目标!


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